Noleggio o acquisto di una stampante: quale scelta conviene alla tua azienda? È una delle domande più frequenti che riceviamo da PMI, studi professionali e uffici di ogni dimensione. In questa guida analizziamo in modo obiettivo i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le opzioni, con dati concreti sui costi, il trattamento fiscale e i casi in cui il noleggio operativo stampante risulta la soluzione più conveniente.
Cosa si intende per noleggio operativo stampante
Prima di confrontare le due opzioni, è utile chiarire di cosa parliamo. Il noleggio operativo è un contratto con cui un’azienda utilizza una stampante multifunzione professionale pagando un canone mensile fisso, senza acquistarne la proprietà. Il fornitore si occupa di tutto: consegna, installazione, toner, manutenzione e assistenza tecnica.
Non si tratta di leasing finanziario: nel noleggio operativo non c’è riscatto finale, la macchina rimane di proprietà del fornitore, e tutti i costi operativi sono inclusi nel canone mensile. La durata standard dei contratti va da 36 a 60 mesi.
⚠️ Attenzione alla distinzione: le stampanti desktop da poche centinaia di euro (quelle che si trovano in elettronica di consumo) non rientrano nel noleggio operativo. Questo tipo di servizio riguarda esclusivamente multifunzione professionali (stampa, copia, scansione, fax) con canoni a partire da circa 29€/mese.
Vantaggi del noleggio stampante per le aziende
Il noleggio operativo offre vantaggi concreti su tre fronti principali: finanziario, operativo e fiscale.
💰 Zero investimento inizialeUna multifunzione professionale costa da 1.500 a 8.000€ in acquisto. Con il noleggio, l’esborso iniziale è zero: si paga solo il canone mensile, preservando la liquidità aziendale.
🖨️ Toner e consumabili inclusiToner e drum sono compresi nel contratto e consegnati automaticamente quando necessario. Nessuna spesa imprevista, nessuna gestione scorte.
🔧 Assistenza tecnica garantitaIn caso di guasto, il fornitore interviene con tecnici specializzati — spesso entro 8-24 ore lavorative. Alcuni contratti includono la sostituzione della macchina se il problema non è risolvibile rapidamente.
📊 Costi fissi e prevedibiliIl canone mensile è concordato in anticipo. Questo semplifica il budgeting annuale ed elimina i costi imprevisti tipici della proprietà (rotture, cartucce esaurite, aggiornamenti driver).
📋 Deducibilità fiscale al 100%Il canone di noleggio operativo è interamente deducibile come costo d’esercizio nell’anno in cui viene sostenuto. L’acquisto, invece, richiede ammortamento pluriennale con beneficio fiscale diluito nel tempo.
🔄 Tecnologia sempre aggiornataA fine contratto si può passare a un modello di ultima generazione senza costi aggiuntivi. Nessun vincolo a tecnologia obsoleta, nessun costo di smaltimento RAEE a carico dell’azienda.
Svantaggi del noleggio: cosa valutare prima di firmare
Il noleggio non è la soluzione perfetta per tutti. Ci sono situazioni in cui presenta dei limiti reali da considerare.
📅 Vincolo contrattualeI contratti durano 36-60 mesi. L’uscita anticipata può comportare penali o il pagamento delle rate residue. Non è la soluzione ideale per chi ha esigenze molto temporanee.
💸 Costo totale a lungo termineSu un orizzonte di 8-10 anni senza mai cambiare macchina, il costo cumulativo del noleggio può superare quello dell’acquisto. Questo però raramente si verifica nella pratica aziendale reale.
🏢 Nessuna proprietà del beneLa macchina non entra nell’inventario aziendale. Per chi necessita di beni strumentali a bilancio, l’acquisto può essere preferibile.
📌 Dipendenza dal fornitoreAssistenza, consumabili e aggiornamenti dipendono da un unico interlocutore. La qualità del servizio varia in base al fornitore scelto — è fondamentale scegliere un partner affidabile con contratto SLA chiaro.
Confronto diretto: noleggio vs acquisto stampante
Ecco un confronto oggettivo tra le due opzioni sui fattori che contano davvero per una PMI o uno studio professionale.
| Aspetto |
Acquisto diretto |
Noleggio operativo |
| Investimento iniziale |
1.500–8.000€ + IVA |
Zero — solo canone mensile |
| Toner e consumabili |
A carico dell’azienda (60–150€/cartuccia) |
Inclusi nel contratto |
| Assistenza tecnica |
A pagamento, tempi variabili |
Inclusa, intervento rapido |
| Guasto grave o sostituzione |
Riparazione o nuova macchina a carico proprio |
Sostituzione inclusa nel contratto |
| Obsolescenza tecnologica |
Vincolato al modello per 5–8 anni |
Rinnovo con modello aggiornato a ogni contratto |
| Trattamento fiscale |
Ammortamento pluriennale (bene strumentale) |
Deducibile 100% come costo d’esercizio |
| Flusso di cassa |
Esborso concentrato all’acquisto |
Distribuito in canoni mensili fissi |
| Proprietà del bene |
Sì, dell’azienda |
No, resta al fornitore |
| Flessibilità operativa |
Bassa — il bene resta anche se non serve più |
Alta — restituzione a fine contratto |
| Ideale per volumi mensili |
Sotto le 500 pagine/mese |
Da 500 pagine/mese in su |
Quando conviene noleggiare una stampante: la checklist decisionale
Se ti riconosci in almeno 3 di queste situazioni, il noleggio operativo è probabilmente la scelta più conveniente per la tua realtà.
✅ Stampi più di 500 pagine al meseSopra questa soglia il costo dei consumabili acquistati separatamente tende a superare il costo copia incluso nel noleggio. Il punto di pareggio arriva in fretta.
✅ Non hai un reparto IT internoSe non hai personale tecnico dedicato, l’assistenza inclusa vale molto. Guasti, aggiornamenti driver e configurazioni di rete li gestisce il fornitore.
✅ Preferisci costi fissi e prevedibiliIl canone mensile elimina le sorprese: niente cartucce a 100€ quando meno te lo aspetti, niente preventivi del tecnico per riparazioni impreviste.
✅ Vuoi massimizzare il vantaggio fiscaleLa deducibilità immediata al 100% è particolarmente vantaggiosa per studi professionali e PMI con elevata pressione fiscale.
✅ Hai bisogno di qualità professionaleLe stampanti disponibili a noleggio sono multifunzione di fascia professionale (Canon, Brother) — con prestazioni nettamente superiori alle stampanti consumer da ufficio.
✅ Vuoi preservare la liquiditàInvestire 3.000–6.000€ in una macchina da ufficio blocca liquidità che potrebbe essere impiegata nel core business. Il noleggio preserva il capitale circolante.
📌 In sintesi: il noleggio stampante conviene soprattutto alle aziende che vogliono costi prevedibili, assistenza garantita e zero pensieri operativi. L’acquisto resta preferibile per chi ha volumi molto bassi (sotto le 300–500 pagine/mese) o necessita del bene a bilancio come asset strumentale.
Quale stampante si può noleggiare? I modelli disponibili
Con RentOffice è possibile noleggiare stampanti multifunzione professionali Canon e Brother con contratti a partire da 29€/mese. I modelli disponibili coprono tutte le esigenze: dal piccolo studio professionale alla grande azienda con volumi elevati.
Tra i modelli più richiesti: la Brother MFC-EX670 per uffici piccoli e medi, la Canon iR-ADV DX C3926i per stampa professionale a colori, e la Canon iR 2930i per grandi volumi in bianco e nero. Consulta il catalogo completo delle stampanti a noleggio per trovare il modello più adatto alle tue esigenze.
Domande frequenti sul noleggio vs acquisto stampante
❓ Noleggiare una stampante è conveniente rispetto all’acquisto?
Dipende dal volume di stampa mensile e dalle esigenze operative. Per aziende che stampano più di 500 pagine al mese, il noleggio è generalmente più conveniente perché include toner, manutenzione e assistenza tecnica. Per volumi molto bassi (sotto le 300 pagine/mese), l’acquisto di una stampante consumer può essere sufficiente.
❓ Quanto costa noleggiare una stampante al mese?
I canoni partono da circa 29€/mese per modelli entry-level e arrivano a 108€/mese per modelli ad alte prestazioni. A questo si aggiunge un costo per pagina (CPP): da 0,007€ a 0,009€ per il bianco e nero, da 0,050€ a 0,065€ per il colore. Consulta il nostro
catalogo stampanti a noleggio per i prezzi aggiornati.
❓ Il canone di noleggio stampante è fiscalmente deducibile?
Sì, al 100%. Il noleggio operativo è interamente deducibile come costo d’esercizio nell’anno in cui viene sostenuto. L’acquisto invece richiede ammortamento pluriennale — di solito 5 anni per le macchine per ufficio — con beneficio fiscale diluito nel tempo.
❓ Cosa succede se la stampante noleggiata si rompe?
L’assistenza tecnica è inclusa nel contratto. Il fornitore interviene di norma entro 8-24 ore lavorative. Se il guasto non è risolvibile rapidamente, molti contratti prevedono la sostituzione temporanea o definitiva della macchina senza costi aggiuntivi.
❓ Posso recedere anticipatamente dal contratto di noleggio?
Il recesso anticipato è possibile ma può comportare il pagamento delle rate residue o una penale definita contrattualmente. È fondamentale leggere le condizioni prima di firmare e scegliere la durata (36 o 60 mesi) in base alle prospettive della tua azienda.
❓ Il noleggio include anche il toner?
Sì. Nei contratti di noleggio operativo professionale i consumabili (toner e drum) sono inclusi nel canone mensile o nel costo per pagina concordato. Il fornitore provvede alla consegna automatica prima dell’esaurimento, senza costi aggiuntivi e senza che l’azienda debba gestire gli ordini.
❓ Meglio noleggiare o acquistare per un piccolo studio professionale?
Per uno studio con volumi medi (500–2.000 pagine/mese), il noleggio è spesso la scelta migliore: elimina l’investimento iniziale, garantisce assistenza rapida e offre la deducibilità fiscale immediata. Per volumi bassissimi (sotto le 300 pagine/mese) può valere la pena valutare una stampante consumer. Hai dubbi?
Contattaci per un’analisi gratuita delle tue esigenze.
Scopri le offerte di noleggio stampante
Canoni da 29€/mese tutto incluso. Assistenza garantita in tutta la provincia di Roma, Frosinone, Latina, Rieti e L’Aquila.
RICHIEDI PREVENTIVO GRATUITO →
