- 15 Aprile 2026
- in Approfondimenti, Canon
- by Raffaele Proietti
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Come Configurare Scan to Mail su Stampanti Canon: Guida Completa 2026
La scansione verso email (Scan to Mail) è una delle funzioni più utili delle multifunzione Canon in ufficio: posizioni il documento sul piano o nell’ADF, selezioni il destinatario e in pochi secondi il PDF arriva nella casella di posta. In teoria è semplice, in pratica la configurazione del server SMTP, delle porte, del TLS e delle credenziali è la fase in cui la maggior parte degli uffici si blocca. Questa guida copre l’intera procedura — dai prerequisiti di rete alla configurazione SMTP su Microsoft 365, Gmail e server aziendali — con una sezione di troubleshooting dedicata agli errori più comuni. La procedura è valida per tutte le famiglie Canon imageRUNNER, imageRUNNER ADVANCE DX e imageFORCE.
Prerequisiti: cosa verificare prima di iniziare
Prima di toccare le impostazioni della stampante, assicurati che l’infrastruttura di rete sia in ordine. La maggior parte dei problemi Scan to Mail nasce qui.
🌐 Connessione di rete stabileLa multifunzione Canon deve avere un indirizzo IP fisso (consigliato) o DHCP riservato, ed essere raggiungibile dalla stessa rete del server SMTP o con accesso a Internet. Verifica con un ping dall’IP della stampante verso il server SMTP.
🔍 DNS funzionanteIl dispositivo deve poter risolvere i nomi dei server SMTP (es. smtp.office365.com). Configura almeno un server DNS nelle impostazioni di rete della Canon — senza DNS, la connessione SMTP fallisce con errore #802.
🕐 Data e ora corretteFondamentale per la negoziazione TLS e indispensabile per OAuth 2.0. Canon richiede che data e ora siano corrette: se vengono modificate dopo la configurazione OAuth, è necessario ripetere l’autorizzazione. Configura NTP se disponibile.
🔓 Accesso alla Remote UIServono le credenziali di amministratore della stampante. Digita l’IP della Canon nel browser per accedere alla Remote UI (Interfaccia Utente Remota). Canon consiglia di cambiare la password predefinita prima del primo accesso e di abilitare HTTPS/TLS per la Remote UI.
⚠️ Porte da sbloccare nel firewall: assicurati che la porta TCP 587 (STARTTLS, la più usata per Microsoft 365 e Gmail) sia aperta in uscita. La porta 25 è spesso bloccata da firewall e ISP. La porta 465 (SMTPS) è un’alternativa per Gmail, ma può non essere compatibile con le versioni TLS richieste da Microsoft 365.
Configurazione SMTP passo-passo dalla Remote UI
La configurazione del server SMTP si esegue dalla Remote UI (Interfaccia Utente Remota) oppure dal pannello touchscreen della stampante. Qui usiamo la Remote UI perché è più comoda e permette di copiare/incollare parametri complessi come gli hostname SMTP.
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Accedi alla Remote UI
Apri il browser e digita l’indirizzo IP della Canon nella barra URL (es. https://192.168.1.100). Accedi con le credenziali di amministratore. Se la connessione non è in HTTPS, è consigliabile attivare TLS per la Remote UI: configura chiave/certificato TLS, imposta “Utilizzo TLS” su On e riavvia il dispositivo.
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Naviga alle impostazioni e-mail
Vai in Impostazioni/Registrazione → Impostazioni funzione → Invio → Impostazioni e-mail/I-Fax. Questa sezione è presente su tutte le serie Canon imageRUNNER, ADVANCE DX e imageFORCE — i nomi dei menu possono variare leggermente tra le famiglie, ma la struttura è coerente.
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Configura il server SMTP
Nel campo Server SMTP, inserisci l’hostname del tuo server di posta:
- Microsoft 365:
smtp.office365.com - Gmail / Google Workspace:
smtp.gmail.com - Server aziendale: l’hostname o IP del tuo server SMTP (es.
mail.azienda.it)
Imposta la porta SMTP: usa 587 per Microsoft 365 e Gmail con STARTTLS, oppure 465 per Gmail con SSL. Canon permette di modificare la porta nella sezione “Impostazioni e-mail/I-Fax”.
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Abilita crittografia TLS
Imposta TX SMTP → On per cifrare la comunicazione verso il server SMTP tramite TLS/STARTTLS. È inoltre consigliabile abilitare la verifica del certificato TLS e includere il CN (Common Name) tra gli elementi da verificare — questo protegge da attacchi man-in-the-middle e garantisce che la stampante comunichi con il server SMTP autentico.
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Configura l’autenticazione SMTP
Abilita Autenticazione SMTP (SMTP AUTH). Canon offre tre modalità:
- Autenticazione periferica fissa: la stampante usa sempre le stesse credenziali registrate — ideale per account condivisi (es. scanner@azienda.it).
- Immissione credenziali durante l’invio: ogni utente inserisce le proprie credenziali al momento della scansione.
- Registrazione informazioni per ogni utente: le credenziali SMTP sono pre-registrate per ciascun utente della stampante.
Per la maggior parte degli uffici, l’autenticazione periferica fissa con un account dedicato è la soluzione più semplice e affidabile.
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Imposta l’indirizzo e-mail del dispositivo
Inserisci l’indirizzo email che comparirà come mittente (campo “Da” o “From”) — ad esempio scanner@azienda.it. Se usi Microsoft 365, l’indirizzo mittente deve coincidere con l’account usato per l’autenticazione SMTP, oppure l’account deve avere i permessi “Invia come”. Un mismatch tra mittente e credenziali può causare il rifiuto del messaggio.
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Testa la connessione e invia una scansione di prova
Canon include un pulsante di Controllo connessione SMTP nelle impostazioni — usalo per verificare che la comunicazione funzioni. Poi effettua una scansione reale verso un indirizzo email interno ed esterno. Verifica l’esito in Monitoraggio stato/Annulla → Invio → Registro: vedrai OK o NG con il codice errore specifico.
Parametri SMTP per i provider più comuni
Ogni provider di posta ha requisiti diversi per porta, cifratura e autenticazione. Questa tabella riassume le configurazioni testate per i tre scenari più frequenti negli uffici.
| Provider | Server / Porta | Cifratura / Auth | Note |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 (invio diretto) |
smtp.office365.comPorta 587 |
STARTTLS (TLS 1.2+) SMTP AUTH con credenziali |
SMTP AUTH deve essere abilitato per la casella; altrimenti usa OAuth 2.0 o relay |
| Microsoft 365 (relay SMTP) |
<dominio>.mail.protection.outlook.comPorta 25 |
TLS consigliato IP statico o certificato |
Non richiede casella con licenza. Serve connettore e SPF configurato |
| Gmail / Google Workspace | smtp.gmail.comPorta 587 (TLS) o 465 (SSL) |
TLS/SSL User + password |
Con verifica in 2 passaggi attiva, genera una “password per l’app” |
| Google Workspace (relay) |
smtp-relay.gmail.comPorta variabile |
TLS IP o connettore |
Configurabile dalla console Admin di Google Workspace |
| SMTP aziendale | es. mail.azienda.itPorta 587 o 25 |
STARTTLS consigliato User dedicato o IP allowlist |
Se Canon non supporta TLS 1.2+, usa relay locale verso server cloud |
💡 Consiglio pratico: per gli uffici che usano Microsoft 365, la porta 587 è quella consigliata. Microsoft sconsiglia di usare indirizzi IP al posto dell’hostname e segnala che i dispositivi che usano la porta 465 spesso non supportano le versioni TLS richieste. Limiti di invio: 10.000 destinatari al giorno e 30 messaggi al minuto per singola casella.
📄 Hai già configurato la scansione in cartella di rete?
Se oltre all’invio via email vuoi salvare le scansioni direttamente su un PC in rete, abbiamo una guida dedicata passo-passo per Windows 10 e 11.
OAuth 2.0: la configurazione moderna per Microsoft 365 e Google
Se la tua organizzazione ha disabilitato SMTP AUTH su Microsoft 365 o usa l’autenticazione a più fattori (MFA) su Google Workspace, la soluzione è OAuth 2.0 — supportato dai modelli Canon più recenti come le serie imageRUNNER ADVANCE DX C3900 e imageFORCE C3150.
OAuth 2.0 elimina la necessità di salvare username e password nella stampante: la Canon ottiene un token di autorizzazione collegandosi direttamente ai servizi Microsoft Entra ID o Google. Ecco i passaggi chiave:
1
Verifica i prerequisiti
La configurazione OAuth si esegue esclusivamente dalla Remote UI (non dal pannello touchscreen) e richiede privilegi di amministratore o network admin. Verifica che data e ora siano corrette — se vengono modificate dopo la configurazione, è necessario ripetere l’intera procedura di autorizzazione.
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Per Microsoft 365
Nella Remote UI vai in Impostazioni/Registrazione → Invio → Impostazioni OAuth 2.0 (Microsoft). Abilita “Utilizza OAuth 2.0”, scegli se verificare il certificato server TLS, poi segui la procedura di autorizzazione che ti reindirizza all’endpoint Microsoft Entra ID. Canon supporta gli endpoint common, consumers e organizations a seconda della configurazione del tenant.
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Per Google Workspace
Nella Remote UI vai in Invio → Impostazioni OAuth 2.0 (Google). Abilita “Utilizza OAuth 2.0 (Google)”, inserisci il Client ID e il Client Secret ottenuti dalla console Google Workspace e completa l’autorizzazione. Puoi abilitare anche la verifica certificato e del CN.
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Verifica lo stato del token
Dopo l’autorizzazione, controlla nella Remote UI che lo stato del token sia “Attivo”. Se lo stato è diverso o se la connessione fallisce, verifica la correttezza di data/ora e ripeti la procedura. Un token con data/ora errata non funzionerà.
⚠️ Quali modelli Canon supportano OAuth 2.0? Le serie imageRUNNER ADVANCE DX (come la C3922i, C3926i, C3930i, C3935i) e la imageFORCE C3150 includono OAuth 2.0 nelle specifiche. La imageRUNNER C3326i supporta SMTP AUTH classico; la disponibilità di OAuth dipende dalla versione firmware — verifica con il tecnico. Se il tuo modello non supporta OAuth, usa il relay SMTP come alternativa.
Troubleshooting: errori frequenti e soluzioni
Quando la scansione verso email non funziona, il primo posto dove guardare è il Registro invio della Canon: dal pannello vai in Monitoraggio stato/Annulla → Invio → Registro. Per una visione storica, stampa il Rapporto gestione comunicazioni. Ecco gli errori più comuni con la diagnosi e la soluzione.
| Errore Canon | Sintomo | Causa probabile | Soluzione |
|---|---|---|---|
| #801 | Timeout SMTP / invio non parte | Server SMTP non raggiungibile, porta bloccata dal firewall, rete instabile | Sblocca porta 587 (o 25). Verifica routing e DNS. Testa con openssl s_client -starttls smtp -connect smtp.office365.com:587 da un PC nella stessa rete |
| #802 | Errore nome server SMTP | Hostname SMTP errato o DNS non risolve il nome | Correggi l’hostname nelle impostazioni. Verifica che il DNS della stampante sia configurato e funzionante |
| #839 | Autenticazione SMTP fallita | Username o password SMTP errati, oppure SMTP AUTH non abilitato sulla casella | Verifica le credenziali. Su Microsoft 365, controlla che SMTP AUTH sia abilitato per la casella specifica. Valuta OAuth 2.0 o relay SMTP |
| #0842 | Errore TLS / certificato non valido | La verifica certificato è attiva ma la catena o il CN non corrispondono; possibile ispezione TLS da firewall | Verifica che la CA sia attendibile. Controlla se un firewall con TLS inspection sta alterando il certificato. Come test temporaneo, disabilita la verifica certificato |
| #841 | Nessun algoritmo di cifratura comune | La stampante e il server non condividono protocolli TLS compatibili (es. Canon usa TLS 1.0 ma il server richiede 1.2+) | Aggiorna il firmware della Canon. Se il modello non supporta TLS 1.2+, configura un relay SMTP locale come intermediario |
| #705 / #830 | Allegato troppo grande | La scansione supera il limite dimensione del server SMTP o il limite impostato sulla Canon | Riduci la risoluzione di scansione, usa PDF compresso. Verifica il campo “Dimensione massima dati per invio” nelle impostazioni Canon (0 = nessun limite, valore in MB) |
| Mail inviata ma non arriva | Connessione SMTP OK, nessun errore sul registro | Mismatch mittente/credenziali, SPF/DMARC, permessi “Invia come” mancanti, filtro antispam | Allinea From e credenziali SMTP. Per relay/direct send configura SPF. Verifica la cartella spam/posta indesiderata del destinatario |
💡 Test rapido da PC prima di modificare la stampante: per distinguere un problema di rete/firewall da un problema di credenziali, usa openssl s_client -starttls smtp -connect server:porta da un computer nella stessa rete della Canon. Se la connessione fallisce anche dal PC, il problema è di rete o firewall — non della stampante.
Gestione mittente, Reply-To e rubrica
La scelta dell’identità mittente è più importante di quanto sembri: un mismatch tra l’indirizzo nel campo “Da” e le credenziali SMTP può causare il rifiuto del messaggio da parte del server, soprattutto su Microsoft 365 (errore 5.7.60 — permessi “Invia come” mancanti). Ecco le best practice:
Account dedicato (consigliato): crea un account come scanner@azienda.it e usalo sia come credenziale SMTP sia come indirizzo mittente. Questo elimina i problemi di permessi e semplifica la configurazione SPF/DKIM/DMARC.
Utente autenticato come mittente: sulle serie Canon con autenticazione personale, puoi configurare la stampante per usare automaticamente l’email dell’utente loggato come mittente e Reply-To. È utile in uffici dove è necessario tracciare chi ha inviato cosa, ma richiede che ogni utente abbia credenziali SMTP valide o che i permessi “Invia come” siano configurati correttamente.
Rubrica e LDAP: per evitare che gli utenti debbano digitare gli indirizzi email ogni volta, registra i destinatari frequenti nella rubrica locale della Canon. Per uffici più strutturati, puoi collegare fino a 5 server LDAP/Active Directory per cercare i destinatari dalla directory aziendale direttamente dal pannello della stampante. Canon distingue la registrazione LDAP “per ricerca” (cercare indirizzi) da quella “per autenticazione” (autenticare l’invio).
Checklist rapida per la messa in servizio
✅ Rete e DNSIP fisso o DHCP riservato. DNS configurato. Server SMTP raggiungibile sulla porta corretta (587/465/25).
✅ Data e oraCorrette e sincronizzate (NTP se possibile). Indispensabile per TLS e OAuth 2.0.
✅ Remote UI sicuraHTTPS abilitato con certificato TLS. Password admin cambiata (non usare quella predefinita).
✅ SMTP configuratoHostname corretto, porta coerente con il provider, TLS abilitato, verifica certificato attiva.
✅ AutenticazioneSMTP AUTH con credenziali corrette, oppure OAuth 2.0 per Microsoft 365 / Google Workspace.
✅ Mittente coerenteIndirizzo “Da” allineato con le credenziali SMTP. Permessi “Invia come” configurati se necessario.
✅ Test end-to-endInvio di prova verso casella interna + esterna. Verifica esito in Registro invio (OK/NG).
✅ HardeningVerifica TLS attiva, invio limitato a utenti registrati (se richiesto), log centralizzati.
Domande frequenti sulla scansione email Canon
❓ Qual è la porta SMTP corretta per Microsoft 365?
La porta consigliata è la 587 con STARTTLS. La porta 25 è un’alternativa ma è spesso bloccata da firewall e ISP. La porta 465 non è raccomandata per Microsoft 365 perché molti dispositivi non supportano le versioni TLS richieste su questa porta.
❓ Come si configura Gmail con la verifica in due passaggi attiva?
Se l’account Google ha la verifica in 2 passaggi attiva, non puoi usare la password normale dell’account. Devi generare una “password per l’app” dedicata dalle impostazioni di sicurezza dell’account Google e usarla al posto della password normale nelle impostazioni SMTP della Canon.
❓ Il mio modello Canon non supporta TLS 1.2 — posso ancora usare Microsoft 365?
Microsoft 365 richiede TLS 1.2 o superiore per l’invio SMTP client. Se la tua Canon non lo supporta, la soluzione è configurare un relay SMTP locale (ad esempio un server Exchange on-premise o un servizio relay) che accetti la connessione dalla stampante e la inoltri verso Microsoft 365 con TLS 1.2+.
❓ Posso inviare scansioni via email a destinatari esterni all’azienda?
Sì, se usi SMTP AUTH (invio client diretto) o un relay SMTP con connettore configurato per l’invio esterno. L’opzione “direct send” di Microsoft 365 permette invece di inviare solo a destinatari interni al dominio. Verifica anche i limiti giornalieri di invio del tuo provider.
❓ Come riduco la dimensione degli allegati per evitare errori?
Nelle impostazioni di scansione della Canon, riduci la risoluzione (es. da 600 dpi a 300 dpi) e seleziona PDF compresso come formato di uscita. Inoltre, nella sezione “Impostazioni e-mail/I-Fax” puoi impostare una “Dimensione massima dati per invio” per evitare che scansioni troppo grandi vengano inviate.
❓ La configurazione è troppo complessa — può farlo qualcuno per me?
Sì. Con il noleggio multifunzione Canon RentOffice, la configurazione completa — rete, driver, scansione in cartella, scansione email, rubrica — è inclusa nel servizio di assistenza tecnica. Il tecnico configura tutto durante la consegna e interviene se qualcosa smette di funzionare dopo aggiornamenti o modifiche alla rete.
Noleggia una multifunzione Canon con configurazione inclusa
Consegna, installazione, configurazione rete, scansione email, driver e assistenza tecnica on-site — tutto incluso nel canone mensile. Da 58 €/mese per una Canon imageRUNNER C3326i.
