Quando si parla di sistemi multifunzione (che offrono stampa, fotocopiatura, scansione e invio fax) occorre distinguere tra quelli che nascono come copiatrici e quelli che nascono come stampanti.

Nel primo caso, possiamo affermare che con l’avvento della tecnologia digitale oramai tutte le fotocopiatrici o copiatrici che operano in ambito office sono sistemi altamente modulari, cioè che possono essere integrati attraverso dei kit (o pacchetti) che permettono al sistema di implementare funzioni di stampa, scansione e invio fax. Ovviamente parliamo di sistemi multifunzione adatti per un utilizzo professionale in ambito office giornaliero e abbastanza intensivo che richiedono un discreto investimento iniziale.

Nel caso delle stampanti, ad un prezzo inferiore rispetto a quello di prodotti dalla qualità di stampa medio-alta, è possibile comprare una all-in-one (o multifunzione) che offre risultati di stampa, fotocopiatura, scansione e invio fax accettabili. Nel caso in cui, però, la necessità è quella di avere una resa cromatica di qualità elevata per un utilizzo grafico converrà optare per un prodotto specificatamente destinato alla stampa (e quindi più costoso). Tra i vantaggi apportati dall’utilizzo di una stampante mutifunzione c’è indubbiamente quello di disporre soltanto di una periferica sulla scrivania con un risparmio di spazio nell’area di lavoro. D’altro canto le stampanti multifunzione risultano inevitabilmente un po’ più ingombranti rispetto ai semplici modelli a cui eravamo abituati qualche tempo fa. Secondo il modello, poi, la velocità delle singole funzioni (es.: fotocopiatura) tende ad essere inferiore rispetto ai quei prodotti specificatamente destinati a svolgere la medesima ed esclusiva funzione (es.: la classiche fotocopiatrici digitali).
Nei modelli multifunzione i consumabili (come carta e cartucce d’inchiostro) posso essere un po’ costosi. Se poi una componente della multifunzione dovesse guastarsi, anche le altre potrebbero non funzionare correttamente e rimanere inutilizzabili fino a quando non si rimedia al guasto. Ma una stampante multifunzione risulta quasi insuperabile per quanto riguarda la convenienza e l’integrazione delle funzioni svolte.