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Come programmare la scansione in una cartella di rete con stampanti e multifunzioni Canon in WINDOWS 10

10 Giugno 2022
in Approfondimenti, Canon, Manutenzione stampanti, sicurezza stampanti
by Raffaele Proietti

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Come Configurare la Scansione in Cartella di Rete con Stampanti Canon: Guida Windows 10 e 11

Configurare la scansione in una cartella di rete con una stampante Canon è una delle operazioni più richieste negli uffici — e anche una delle più frustranti quando non funziona al primo tentativo. Questa guida passo passo copre l’intera procedura su Windows 10 e Windows 11, dalla creazione dell’utente alla configurazione della rubrica sulla stampante, inclusa una sezione di troubleshooting per i problemi più comuni. La procedura è valida per tutti i modelli Canon imageRUNNER, imageRUNNER ADVANCE e imageRUNNER ADVANCE DX.

Prerequisiti: cosa ti serve prima di iniziare

Prima di configurare la scansione in rete, verifica di avere tutto il necessario. Questa checklist ti evita di dover interrompere la procedura a metà.

💻 Accesso amministratore al PCDevi poter accedere al PC con un account che abbia privilegi di amministratore locale. La procedura richiede la creazione di un utente, la modifica dei permessi e l’attivazione di funzionalità di Windows.

🖨️ Stampante Canon in reteLa multifunzione Canon deve essere collegata alla stessa rete del PC (via cavo Ethernet o WiFi). Devi conoscere il suo indirizzo IP — lo trovi nel pannello della stampante sotto Impostazioni > Preferenze > Rete > TCP/IP.

🔑 Credenziali di accesso alla stampantePer configurare la rubrica via interfaccia web servono le credenziali di amministratore della stampante. Le credenziali predefinite Canon sono: utente Administrator, password 7654321. Se sono state cambiate, chiedi al tuo tecnico o al fornitore.

🌐 PC e stampante sulla stessa sottoreteEntrambi i dispositivi devono avere un IP nella stessa sottorete (es. 192.168.1.x). Se la stampante ha un IP tipo 10.x.x.x e il PC 192.168.x.x, la comunicazione non funzionerà senza interventi sulla rete.

Fase 1 — Attivare il supporto SMB 1.0/CIFS su Windows

Il protocollo SMB (Server Message Block) consente la condivisione di file in rete. Windows 10/11 hanno disabilitato la versione 1.0 per motivi di sicurezza, ma molte stampanti Canon — soprattutto le serie imageRUNNER di generazione precedente — la richiedono ancora per la scansione su cartella.

⚠️ Nota sulla sicurezza: SMB 1.0 è un protocollo datato con vulnerabilità note. Attivalo solo se la tua stampante Canon non supporta SMBv2 o SMBv3. Le serie Canon imageRUNNER ADVANCE DX più recenti (come la iR-ADV DX C3926i e la imageFORCE C3150) supportano SMBv3 — in quel caso puoi saltare questo passaggio e configurare direttamente con SMBv2/v3, che è più sicuro.

Apri le funzionalità di Windows

Premi Win + R, digita optionalfeatures e premi Invio. In alternativa: Pannello di controllo → Programmi e funzionalità → Attivazione e disattivazione delle funzionalità di Windows.

Attiva SMB 1.0/CIFS

Scorri fino a Supporto condivisione file SMB 1.0/CIFS. Seleziona tutte e tre le sotto-opzioni:

Client SMB 1.0/CIFS — permette al PC di accedere alle condivisioni SMB1
Server SMB 1.0/CIFS — permette alla stampante di scrivere nella cartella condivisa
Rimozione automatica SMB 1.0/CIFS — deseleziona questa opzione per evitare che Windows rimuova il protocollo dopo 15 giorni di inutilizzo

Clicca OK e attendi il completamento. Windows chiederà un riavvio — riavvia il PC.

💡 Verifica rapida SMBv2/v3: per sapere se la tua Canon supporta SMBv2 o v3, accedi all’interfaccia web della stampante (digita l’IP nel browser), vai su Impostazioni/Registrazione → Preferenze → Rete → Impostazioni SMB e verifica la versione del protocollo supportata. Se vedi SMBv2 o v3, non hai bisogno di attivare SMB 1.0.

Fase 2 — Creare un utente Windows dedicato alla scansione

Creare un utente dedicato è la pratica migliore: evita problemi quando l’utente principale cambia la password e permette di gestire i permessi in modo granulare.

Apri Gestione computer

Premi Win + X e seleziona Gestione computer. In alternativa, clic destro su Questo PC → Gestisci.

Crea il nuovo utente

Nel pannello sinistro, espandi Utenti e gruppi locali → clic destro su Utenti → Nuovo utente. Compila i campi:

Nome utente: scan
Nome completo: Scan User
Password: scegli una password robusta (almeno 8 caratteri, con maiuscole, minuscole e numeri)

Importante: deseleziona “L’utente deve cambiare la password al successivo accesso”. Seleziona “L’utente non può cambiare la password” e “Password senza scadenza”. Clicca Crea.

Aggiungi l’utente al gruppo Administrators

Sempre in Gestione computer, vai su Gruppi → doppio clic su Administrators → Aggiungi → digita scan → Controlla nomi → OK.

Aggiungere l’utente al gruppo Administrators è il modo più rapido per evitare problemi di permessi. Se in azienda ci sono policy di sicurezza restrittive, puoi invece aggiungere l’utente solo al gruppo Users e assegnare i permessi specifici sulla cartella (vedi Fase 3).

💡 Windows 11 Home: su Windows 11 Home la voce “Utenti e gruppi locali” non è disponibile in Gestione computer. In questo caso, usa il Prompt dei comandi (come Amministratore) con questi comandi:

net user scan Password123! /add

net localgroup administrators scan /add

wmic useraccount where "Name='scan'" set PasswordExpires=false

Fase 3 — Creare e condividere la cartella di destinazione

La cartella di rete è il punto in cui la stampante Canon depositerà i file scansionati. Deve essere correttamente condivisa con i permessi giusti, sia a livello di condivisione che a livello di file system (NTFS).

Crea la cartella

Apri Esplora file, vai su C:\ e crea una nuova cartella. Chiamala Scansioni (senza spazi né caratteri speciali — semplifica la configurazione sulla stampante).

Configura la condivisione di base

Clic destro sulla cartella → Proprietà → scheda Condivisione → Condividi. Nella finestra che si apre, aggiungi l’utente scan, imposta il livello di autorizzazione su Lettura/Scrittura e conferma con Condividi.

Configura la condivisione avanzata

Torna alla scheda Condivisione → Condivisione avanzata → spunta Condividi la cartella. Il nome condivisione sarà Scansioni. Clicca Autorizzazioni → Aggiungi → digita scan → Controlla nomi → OK. Seleziona l’utente scan e spunta Controllo completo.

Verifica i permessi NTFS

Nella stessa finestra Proprietà, vai alla scheda Sicurezza → Modifica → Aggiungi → digita scan → Controlla nomi → OK. Assicurati che l’utente scan abbia il permesso Modifica (che include lettura, scrittura, creazione ed eliminazione file).

Perché questo passaggio? Windows ha due livelli di permessi: quelli di condivisione (rete) e quelli NTFS (file system locale). Entrambi devono consentire l’accesso. Il livello effettivo è l’intersezione dei due — cioè il più restrittivo prevale.

💡 Test di verifica della condivisione: prima di configurare la stampante, verifica che la condivisione funzioni. Da un altro PC della rete (o dallo stesso PC), premi Win + R e digita \\NOMEPC\Scansioni (sostituisci NOMEPC con il nome effettivo del tuo computer). Se chiede le credenziali, inserisci scan e la password impostata. Se la cartella si apre, la condivisione è configurata correttamente.

Fase 4 — Configurare la destinazione sulla stampante Canon

Ora che la cartella è pronta sul PC, bisogna dire alla stampante Canon dove inviare i file scansionati. La configurazione avviene tramite l’interfaccia web (Remote UI) della stampante.

Trova l’indirizzo IP della stampante Canon

Puoi trovarlo in diversi modi:

Dal pannello della stampante: premi il tasto Contatore/Info dispositivo (o naviga in Impostazioni → Preferenze → Rete → TCP/IP). L’IP è visibile nella schermata di stato.
Da Windows: Pannello di controllo → Dispositivi e stampanti → clic destro sulla Canon → Proprietà stampante → scheda Porte → seleziona la porta attiva e clicca Configura porta → l’IP è indicato nel campo “Nome stampante o indirizzo IP”.
Stampa la pagina di configurazione: dalla stampante, vai su Rapporti → Elenco dati utente. L’IP è nella sezione Rete.

Accedi all’interfaccia web (Remote UI)

Apri un browser web (Chrome, Edge o Firefox), digita l’indirizzo IP della stampante nella barra degli indirizzi (es. http://192.168.1.100) e premi Invio. Si aprirà la pagina di login della Remote UI Canon.

Effettua il login con le credenziali di amministratore. Se non sono state cambiate, le credenziali predefinite sono: ID amministratore di sistema: Administrator — Password: 7654321.

Registra la destinazione nella rubrica

Dalla pagina principale della Remote UI:

Clicca su Rubrica (o Address Book)
Seleziona Elenco indirizzi 01 (o un altro elenco libero)
Clicca su Registrazione nuova destinazione
Seleziona il tipo di destinazione: File
Clicca Impostato (o Set)

Compila i dati della destinazione

Ecco i campi da compilare con i valori corretti:

Nome: un nome descrittivo, es. “Scansioni Ufficio” o “PC-Segreteria”
Protocollo: Windows (SMB)
Nome host: il percorso completo della cartella condivisa, nel formato \\NOMEPC\Scansioni. Sostituisci NOMEPC con il nome effettivo del computer (lo trovi con Win + Pausa sotto “Nome dispositivo”)
Nome utente: scan
Password: la password impostata nella Fase 2

Clicca su Verifica connessione (o Test Connection) per controllare che la stampante riesca a raggiungere la cartella. Se il test ha esito positivo, clicca OK per salvare.

⚠️ Se il test di connessione fallisce: non procedere oltre. Il problema è nella configurazione di rete o nei permessi. Consulta la sezione Troubleshooting più avanti in questa guida per identificare e risolvere il problema specifico.

Fase 5 — Testare la scansione

La configurazione è completa. Ora verifica che tutto funzioni dalla stampante fisica.

Posiziona un documento sulla stampante

Metti un foglio di prova nel vetro piano (sotto il coperchio) o nell’alimentatore automatico (ADF) della multifunzione Canon.

Avvia la scansione

Sul pannello della stampante: premi Scansione e invio (o Scan and Send) → Rubrica → seleziona la destinazione appena creata (es. “Scansioni Ufficio”) → premi il tasto Avvio (Start, il pulsante verde o blu a seconda del modello).

Verifica il file nella cartella

Sul PC, apri la cartella C:\Scansioni. Dovresti trovare un nuovo file (PDF o TIFF, a seconda delle impostazioni predefinite). Se il file è presente, la configurazione è completa.

Troubleshooting: problemi comuni e soluzioni

La scansione in cartella di rete è una delle configurazioni più soggette a errori. Ecco i problemi più frequenti con la relativa soluzione, in ordine di frequenza.

Problema	Causa probabile	Soluzione
Errore “Impossibile connettersi” nel test	Il firewall di Windows blocca la connessione in entrata dalla stampante	Pannello di controllo → Firewall → Impostazioni avanzate → Regole in entrata. Verifica che “Condivisione file e stampanti” sia attivata per il profilo di rete in uso (Dominio/Privato). In alternativa, temporaneamente disattiva il firewall per il test
Errore di autenticazione (nome utente/password)	Password errata, oppure Windows richiede il formato `NOMEPC\scan`	Nel campo Nome utente sulla stampante, inserisci il nome nel formato completo: `NOMEPC\scan` (dove NOMEPC è il nome del computer). Verifica che la password non contenga caratteri speciali non supportati dalla stampante
“Destinazione non trovata” o “Percorso non valido”	Nome host errato o condivisione non attiva	Verifica che il percorso sia scritto esattamente come `\\NOMEPC\Scansioni` (con due backslash iniziali). Il nome del PC deve corrispondere esattamente — usa `hostname` nel Prompt dei comandi per verificarlo. Prova anche a usare l’IP del PC al posto del nome: `\\192.168.1.50\Scansioni`
La scansione funzionava e ha smesso	Aggiornamento Windows che disattiva SMB1, cambio password utente, cambio IP del PC	Verifica che SMB 1.0 sia ancora attivato (gli aggiornamenti di Windows possono disattivarlo). Controlla che la password dell’utente `scan` non sia scaduta. Verifica che l’IP del PC non sia cambiato (se usa DHCP, potrebbe aver ricevuto un IP diverso)
Scansione lenta o timeout	Problemi di rete, DNS o mismatch versione SMB	Usa l’indirizzo IP del PC invece del nome host. Verifica la velocità della rete tra stampante e PC. Se la stampante supporta SMBv2/v3, disattiva SMB 1.0 e configura con la versione più recente
File scansionato vuoto o corrotto	Interruzione della connessione durante il trasferimento	Verifica la stabilità della rete. Se la stampante è collegata via WiFi, prova con cavo Ethernet. Riduci la risoluzione di scansione (da 600 a 300 dpi) per ridurre la dimensione del file

💡 Comando diagnostico rapido: dal Prompt dei comandi del PC, digita ping [IP-STAMPANTE] (es. ping 192.168.1.100). Se ricevi risposte, la rete funziona. Se no, PC e stampante non comunicano — verifica cavi, switch e configurazione IP. Poi prova net view \\NOMEPC per verificare che le condivisioni siano visibili.

Impostazioni avanzate della scansione Canon

Una volta che la scansione base funziona, puoi personalizzare le impostazioni per ottenere file più organizzati e professionali.

📄 Formato fileDalla Remote UI o dal pannello della stampante, puoi scegliere tra PDF (standard), PDF/A (per archiviazione a lungo termine), TIFF, JPEG o PDF con OCR (ricerca testo). Il PDF con OCR è particolarmente utile per digitalizzare documenti cartacei rendendoli ricercabili.

🔍 Risoluzione150 dpi per documenti da leggere a video, 300 dpi per documenti da archiviare o ristampare, 600 dpi per immagini ad alta qualità. Più alta la risoluzione, più grande il file e più lento il trasferimento in rete.

📂 Nome file automaticoLe Canon imageRUNNER ADVANCE permettono di personalizzare il nome del file con variabili: data, ora, contatore sequenziale, nome destinazione. Utile per organizzare automaticamente i documenti scansionati.

📧 Scansione multipla in un unico fileL’opzione “Scansione continua” permette di scansionare più pagine dall’ADF o dal vetro piano e combinarle in un unico file PDF multipagina, invece di creare un file per ogni pagina.

🎨 Modalità coloreAutomatico (la stampante rileva se il documento è a colori o B/N), Colore, Scala di grigi, Bianco e nero. Per documenti di testo, Bianco e nero produce file molto più piccoli.

📐 Formato originaleImposta il formato dell’originale (A4, A3, formato misto) per evitare bordi neri o ritagli indesiderati nella scansione.

Configurazione per modelli Canon specifici

Le serie Canon imageRUNNER hanno interfacce leggermente diverse. Ecco le differenze principali nella navigazione della Remote UI.

Serie Canon	Percorso Remote UI	Note
imageRUNNER ADVANCE DX (C3926i, C3935i, C3922i)	Rubrica → Elenco indirizzi → Registra nuova destinazione → File (SMB)	Supporta SMBv3. Password admin predefinita: `7654321`. Interfaccia Platform 4.0 con touch 10.1″
imageRUNNER ADVANCE (C3326i, C3530i, serie 2600)	Rubrica → Elenco indirizzi 01 → Registrazione nuova destinazione → File	Supporta SMBv2. Alcune versioni firmware richiedono SMB1. Verificare versione firmware
imageRUNNER (2930i, serie 2600, 2206)	Rubrica → Registr. dest. → Nuovo → File	Molti modelli di questa serie supportano solo SMBv1. Attivare SMB 1.0 su Windows è necessario
imageFORCE C3150	Rubrica → Elenco indirizzi → Registra nuova destinazione → File (SMB)	Supporta SMBv3, TLS 1.3 e autenticazione Microsoft Entra ID. Platform 4.0

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Sicurezza: best practice per la scansione in rete

La scansione in cartella di rete trasferisce documenti aziendali in chiaro sulla LAN. Ecco gli accorgimenti di sicurezza raccomandati.

Usa SMBv2 o v3 quando possibile: SMB 1.0 ha vulnerabilità note (tra cui quella sfruttata dal ransomware WannaCry nel 2017). Se la tua stampante Canon supporta versioni più recenti, disattiva SMB 1.0 su Windows dopo aver verificato che la scansione funzioni con SMBv2/v3.

Password robusta per l’utente scan: evita password banali come “1234” o “scan”. Usa almeno 8 caratteri con maiuscole, minuscole e numeri. La stampante Canon salva le credenziali nella rubrica, quindi non dovrai digitare la password ogni volta.

Limita i permessi dell’utente: se possibile, non aggiungere l’utente scan al gruppo Administrators. Assegnagli solo i permessi di Lettura/Scrittura sulla singola cartella condivisa. Questo limita i danni in caso di compromissione delle credenziali.

IP fisso per il PC: se il PC usa DHCP (IP assegnato automaticamente dal router), l’indirizzo potrebbe cambiare dopo un riavvio, interrompendo la scansione. Configura un IP statico o una prenotazione DHCP per il PC che riceve le scansioni.

Domande frequenti sulla scansione in cartella di rete Canon

❓ Come trovo il nome del mio PC per il campo “Nome host”?

Premi Win + Pausa (o vai su Impostazioni → Sistema → Informazioni su): il nome è indicato come “Nome dispositivo”. In alternativa, apri il Prompt dei comandi e digita hostname. Nella stampante, il percorso completo da inserire è \\NOMEPC\Scansioni.

❓ Posso usare l’indirizzo IP del PC al posto del nome?

Sì, ed è spesso più affidabile. Invece di \\NOMEPC\Scansioni, usa \\192.168.1.50\Scansioni (con l’IP effettivo del tuo PC). Questo evita problemi di risoluzione DNS. L’unica accortezza è che il PC deve avere un IP fisso — altrimenti se l’IP cambia la scansione smetterà di funzionare.

❓ La scansione funziona su Windows 10 ma non su Windows 11 — perché?

Windows 11 ha policy di sicurezza più restrittive su SMB. Verifica: (1) che SMB 1.0 sia attivato nelle funzionalità di Windows, (2) che il profilo di rete sia impostato su “Privata” (non Pubblica) nelle impostazioni WiFi/Ethernet, (3) che la condivisione protetta da password sia attiva in Impostazioni → Rete → Opzioni di condivisione avanzate.

❓ Posso scansionare verso più cartelle o più PC contemporaneamente?

Sì. Nella rubrica della Canon puoi registrare più destinazioni di tipo File, ciascuna con un percorso diverso. Quando scansioni, puoi selezionare una o più destinazioni dalla rubrica per inviare lo stesso documento a più cartelle contemporaneamente.

❓ Posso configurare la scansione verso una cartella su Mac?

Sì, ma la procedura è diversa. Su macOS devi attivare la condivisione file SMB (Preferenze di Sistema → Condivisione → Condivisione file → Opzioni → attiva “Condividi file e cartelle tramite SMB”). Il percorso nella stampante Canon sarà nel formato \\IP-MAC\NomeCartella.

❓ Come posso inviare le scansioni via email invece che in cartella?

Le multifunzione Canon supportano anche la scansione diretta verso indirizzi email (Scan to Email). Nella rubrica, invece di scegliere “File” come tipo di destinazione, seleziona “E-mail” e inserisci l’indirizzo del destinatario. Per funzionare serve un server SMTP configurato nelle impostazioni di rete della stampante.

❓ La configurazione è troppo complessa — esiste un servizio che lo fa per me?

Sì. Con il noleggio fotocopiatrici Canon RentOffice, la configurazione completa — scansione in cartella, driver, rete, email — è inclusa nel servizio di assistenza tecnica. Il tecnico configura tutto durante la consegna e interviene se qualcosa smette di funzionare dopo aggiornamenti Windows o modifiche alla rete.

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