Molti credono che la corretta sicurezza della fotocopiatrice riguardi la protezione del documento fisico che fuoriesce da ciascun dispositivo. Se solo le persone giuste raccolgono le stampe, la tua attività è al sicuro, giusto?

Non così tanto. In realtà, un’adeguata sicurezza della fotocopiatrice è molto più complicata e metterla in secondo piano apre l’organizzazione a conseguenze potenzialmente catastrofiche.

Dopotutto, le fotocopiatrici archiviano tonnellate di informazioni critiche su cui gli hacker vorrebbero mettere le mani. Amano particolarmente prendere di mira i dispositivi multifunzione poiché sanno che molte aziende trascurano la sicurezza delle fotocopiatrici.

E ricorda: solo perché il tuo lavoro di stampa/copia/scansione è stato completato non significa che le informazioni vengono cancellate dal dispositivo di copiatura! È probabile che le informazioni siano lì in attesa di essere prese.

Cosa sapere sulla sicurezza della fotocopiatrice

La sicurezza della fotocopiatrice è importante indipendentemente dal settore. Tutte le aziende conservano registrazioni di cose come la previdenza sociale dei dipendenti, gli indirizzi dei clienti, i budget, ecc. Tuttavia, se copi regolarmente dati finanziari, informazioni sui clienti, documenti fiscali, moduli assicurativi, ecc., è particolarmente necessaria una solida strategia di sicurezza della fotocopiatrice .

Ogni settore trae vantaggio da una maggiore sicurezza per le fotocopiatrici. Per fornire al meglio ulteriori informazioni, esaminiamo alcuni settori ad alto rischio che possono in definitiva riflettere qualsiasi organizzazione che stampa qualcosa di importante (Suggerimento: sono tutti loro).

Quindi, analizzeremo come puoi proteggere il tuo team e i tuoi clienti:

Il settore bancario e finanziario

Gli operatori del mondo finanziario raccolgono e archiviano costantemente enormi quantità di informazioni sui clienti privati, inclusi estratti conto bancari, numeri di previdenza sociale, indirizzi, punteggi di credito, buste paga e altro ancora. Non è difficile immaginare le conseguenze di tali informazioni che cadono nelle mani sbagliate o perché così tanti hacker si concentrano sull’infiltrazione nelle istituzioni finanziarie.

Senza programmi di sicurezza adeguati o strategie di stampa sicure , l’invio di documenti tramite una fotocopiatrice o un dispositivo multifunzione comporta un rischio elevato di violazione della sicurezza. Per ridurre al minimo il rischio di esposizione, è fondamentale disporre di una strategia di sicurezza della fotocopiatrice forte ed esperta.

Studi Legali e Servizi Legali

Che tu lavori in un piccolo studio legale o all’interno di enormi sistemi giudiziari, la sicurezza personale è fondamentale per te e i tuoi clienti. Anche il settore legale della sicurezza delle stampanti offre sfide uniche a causa della sua forte dipendenza dai materiali cartacei stampati.

In un momento in cui la maggior parte dei settori sta rapidamente passando al digitale, le leggispesso impongono che gli atti giudiziari debbano essere stampati fisicamente, non condivisi o archiviati elettronicamente. Basti pensare all’enorme volume di scartoffie stampate solo per un singolo caso giudiziario. Ecco perché è così importante instillare un solido processo di sicurezza della fotocopiatrice.

Ospedali, Cliniche e Sanità 

Forse in nessun altro luogo le persone apprezzano la loro privacy più che nell’assistenza sanitaria. Le nostre informazioni più vulnerabili e sensibili vengono archiviate e trasmesse presso ospedali, studi medici e altri servizi sanitari. Questo fatto rende anche l’assistenza sanitaria un obiettivo importante per le violazioni della sicurezza.

Nel trambusto incessante di un ufficio sanitario affollato, è facile che pratiche di sicurezza una volta forti alla fine sfuggano. La verità è che dovresti trattare le tue fotocopiatrici con lo stesso approccio alla sicurezza di qualsiasi altro computer o smartphone sulla tua rete. Non solo gli hacker sanno che le informazioni sensibili sono archiviate su quei dispositivi.

Per fortuna, è anche facile rimettersi in carreggiata. La corretta protezione dei dati sanitari sarà più di una semplice vittoria per la privacy dei tuoi pazienti. Sarà un gioco da ragazzi dimostrare e mantenere la conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Gdpr) .

Soluzioni di sicurezza per fotocopiatrici

Per fortuna, ci sono molti semplici modi per rafforzare la sicurezza della fotocopiatrice al lavoro, indipendentemente dal tuo settore. Insieme a un forte partner di stampa gestita , le soluzioni software possono risolvere i problemi di vulnerabilità della sicurezza delle fotocopiatrici in pochissimo tempo. Ecco alcune opzioni che spesso consigliamo ai nostri clienti:

• HP Security Manager e altri strumenti
  HP HP offre alcune delle migliori funzionalità di sicurezza pronte all’uso sul mercato. Lo strumento software più noto si chiama HP Security Manager ed è disponibile su tutte le stampanti, fotocopiatrici e dispositivi multifunzione HP di livello Enterprise.Altri software di sicurezza HP e strumenti firmware che vale la pena esplorare includono Whitelisting, SureStart e Intrusion Protection Security.
• PaperCut
  Questo eccezionale strumento offre centinaia di funzionalità, molte delle quali su misura per le fotocopiatrici. Una di queste fantastiche funzionalità garantisce che solo l’utente giusto raccolga la sua pagina. Altri cancellano le vecchie pagine dal sistema in modo che non possano essere rubate da un hacker.Ancora meglio: PaperCut riduce i costi della carta e ti fa risparmiare denaro. Maggiore sicurezza e maggiore risparmio? Cosa c’è di meglio di così?!
• PrinterLogic
  In quanto infrastruttura di stampa serverless basata su cloud, PrinterLogic è un modo più sicuro e versatile per monitorare, scambiare e produrre documenti e altre informazioni.Esistono diversi modi in cui PrinterLogic aumenta la sicurezza della fotocopiatrice. 1) Tutti i dati sono archiviati in un cloud anziché in un server fisico, eliminando una posizione centrale in cui gli hacker possono infiltrarsi 2) Utilizza un PIN o funzionalità di scorrimento in modo che solo gli utenti verificati possano ritirare i documenti.

Queste sono solo alcune delle soluzioni popolari che possono aiutare le fotocopiatrici della tua organizzazione a rimanere al sicuro dagli attacchi informatici. Ti aiuteranno anche a rispettare gli standard di conformità alla sicurezza oggi come Sarbanes Oxley, FISMA, HIPAA, FERPA, GDPR, ENISA, ecc.

Vuoi proteggere meglio l’ambiente di stampa e fotocopiatrice del tuo ufficio? Ci piacerebbe aiutare! Pianifica una chiamata di consulenza gratuita di 15 minuti e insieme parleremo di come costruire un futuro più sicuro per la tua attività.