La gestione della stampa è molto più che riempire di carta i vassoi della stampante e ordinare nuove cartucce di toner per l’ufficio. Il software moderno consente ora alle aziende di implementare politiche di stampa e quote utente che riducono significativamente i costi di stampa. PaperCut è un popolare software utilizzato dalle aziende per monitorare la stampa dei dipendenti e incoraggiarne l’uso pratico.

Attraverso l’applicazione strategica delle politiche di stampa, PaperCut consente alla tua organizzazione di assumere il controllo completo del tuo ambiente di stampa. Fondata inizialmente come società di software che tiene traccia della stampa nelle università, PaperCut si è espansa per essere utilizzata da migliaia di organizzazioni in tutto il mondo.

Ecco i 4 principali modi in cui le numerose funzioni di PaperCut possono aiutarti a eliminare gli sprechi e migliorare il tuo ROI:

1. Tieni traccia dell’utilizzo di qualsiasi dispositivo

PaperCut ti consente di tenere traccia dell’utilizzo di qualsiasi stampante e dispositivo multifunzione. Indipendentemente dal numero di marchi e dai tipi di dispositivi utilizzati, PaperCut fornisce un hub centralizzato in cui amministratori selezionati possono gestire l’intero parco stampanti.

Tramite un’interfaccia online intuitiva, sarai in grado di monitorare rapidamente statistiche e analisi, inclusi il costo pagina, i livelli di toner e lo stato della stampante. Contabilizzare a quale utente attribuire i costi di stampa diventerà più facile che mai.

2. Utilizzo del dispositivo

PaperCut offre report di audit completi che descrivono in dettaglio qualsiasi transazione che si verifica nel sistema. Ciò significa che puoi tenere traccia di chi ha stampato quali documenti specifici, il nome del documento, il computer utilizzato per creare il lavoro di stampa e un timestamp del lavoro di stampa.

PaperCut stabilisce anche un audit trail che ti aiuta a creare una trasparenza del sistema IT e di stampa che incoraggia l’integrità tra i membri del tuo team. Con informazioni approfondite a portata di mano, i capi azienda possono prendere decisioni finanziarie più intelligenti e informate.

3. Implementa criteri di stampa intelligenti

Ogni volta che un dipendente decide di stampare, sorgono innumerevoli opzioni, ognuna delle quali può incidere sui costi. Con PaperCut, i manager possono consigliare o richiedere ai dipendenti di prendere decisioni più intelligenti che ridurranno i costi di stampa.

Ad esempio, ogni volta che inviano un lavoro di stampa, gli utenti possono ricevere un popup di notifica che dice cose come:

• Vuoi davvero stampare quell’e-mail a colori?
• Potete stampare questo documento di 35 pagine in  fronte-retro?
• Hai utilizzato la tua quota mensile. Parla con un amministratore per stampare di più.

Queste domande e politiche sono tutte cose che i dipartimenti IT dovrebbero almeno considerare di implementare. Con PaperCut, è più facile che mai. In effetti, semplicemente creando regole per i membri del tuo team, puoi ridurre la stampa del 10%.

4. Funzioni di rilascio delle stampe sicure

Nella maggior parte degli ambienti di stampa, invierai i lavori di stampa direttamente al dispositivo. Sebbene ciò semplifichi la stampa, aumenta anche la quantità di carta e inchiostro sprecata. Pensa alla frequenza con cui le persone fanno clic su stampa solo per rendersi conto che dopotutto non hanno davvero bisogno di quella pagina.

Forse ancora più importante del risparmio sulla stampa è la sicurezza dei dati. Senza opzioni di stampa sicure, i problemi di sicurezza dei documenti sorgono drammaticamente quando si stampano direttamente materiali riservati e sensibili.

Al momento, solo il 21% circa dei CIO, dei CTO e dei leader IT si sente sicuro della forza della propria strategia di sicurezza attuale. Oltre l’80% delle aziende segnala preoccupazioni per le perdite di dati relative alla stampa, il 61% ha riportato perdite effettive nell’ultimo anno.

Con la funzione di stampa protetta di PaperCut, gli utenti devono rilasciare il lavoro di stampa sul proprio computer e sul dispositivo stesso. Ciò garantisce che il lavoro sia desiderato e che la persona giusta sia fisicamente lì per prenderlo. Ora puoi essere sicuro che i tuoi documenti non finiranno nelle mani sbagliate.

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