Qui da Rentoffice.it, siamo abbastanza ossessionati da tutto ciò che è relativo al mondo della stampa. Ma capiamo perché la persona media non si interessa dei segreti o delle novità nel nostro settore.

Ecco dove è l’errore.

La maggior parte dei dipendenti trascura le numerose azioni relative alla stampante, alla fotocopiatrice e alla carta che intraprendiamo costantemente e trascuriamo il modo in cui queste azioni influiscono sui profitti. Dalla spesa per la stampa alla sostenibilità, dai un’occhiata a questi fatti sorprendenti sulle stampanti per ufficio che non ti aspetteresti e che possono far risparmiare denaro alla tua azienda.

1. Quante stampanti abbiamo?

Quando un fornitore di servizi di stampa gestiti incontra un nuovo cliente, di solito questi non riesce a rispondere alla semplice domanda: “Quante stampanti o fotocopiatrici hai nel tuo ufficio?”

Se poi fanno una stima, sono in genere distanti circa il 20-30% dal numero effettivo, una discrepanza significativa, soprattutto per le aziende più grandi. È un dato interessante, ma è davvero importante?

Assolutamente! La spesa e la sicurezza sono sempre una priorità e non puoi misurare o monitorare dispositivi di cui non sai l’esistenza, giusto?

Prima di tutto, come puoi monitorare con precisione le scorte dei materiali di consumo e della carta senza un conteggio preciso dei dispositivi presenti inazienda? Avendo contezza con precisione del numero di stampanti e fotocopiatrici nel tuo ufficio, è molto più facile vedere dove stanno andando i tuoi soldi. Da lì, puoi individuare meglio come e dove tagliare le spese.

Per quanto riguarda la sicurezza della stampante  è sufficiente che un dispositivo non considerato, e quindi non protetto, venga violato. Ben presto, l’intera azienda è in preda al panico dopo che un hacker ha fatto irruzione e ha compromesso l’intera rete.

E considerando che una violazione dei dati costa all’azienda media oltre 3,86 milioni di dollari nel 2020 , di certo non vuoi correre alcun rischio.

2. L’inchiostro costa più di un Dom Perignon

Poiché l’inchiostro e il toner della stampante di solito vengono acquistati in piccole quantità, gli acquirenti raramente lo vedono tra le fila dei prodotti più preziosi del mondo. Tuttavia, quando inizi a confrontare i prodotti per ml, il prezzo è davvero astronomico!

Vero. L’inchiostro della cartuccia della stampante costa più di argento, benzina e Chanel n. 5! Questo lo rende uno dei liquidi più costosi del pianeta, quindi non vuoi sprecarne nemmeno una goccia.

Con questo in mente, spero che ora ci pensi due volte a sprecare qualsiasi inchiostro prezioso. Dai un’occhiata a questo blog per suggerimenti su come risparmiare sulle cartucce di inchiostro e toner.

3. La maggior parte delle chiamate IT riguarda la stampa

Diciamo la verità. Stampanti, scanner e fotocopiatrici possono essere incredibilmente frustranti. Abbiamo tutti avuto quei momenti stressanti in cui un grande progetto è ostacolato solo dalla stampante che si rifiuta di collaborare.

Ed è in quei momenti che di solito richiediamo assistenza al nostro fedele Help Desk e ai dipartimenti IT per il backup. Infatti, circa il 40% di tutti i ticket di Help Desk coinvolge le stampanti in un modo o nell’altro.

Ogni giorno, l’ufficio tipico può aspettarsi inceppamenti della carta, messaggi di errore, sostituzioni del toner e persino violazioni critiche della sicurezza! Non c’è da meravigliarsi se i dispositivi di stampa spesso occupano più della metà del tempo del team di supporto.

Ora immagina cosa potrebbe ottenere il tuo team IT o di supporto se il team di assistenza della società di gestione delle stampanti alleviasse il carico della manutenzione e questa statistica mostra quanto sia veramente grande questo onere.

4. Il 45% della carta viene rapidamente cestinato

In media, poco meno della metà di tutta la carta stampata dal dispositivo di stampa di un ufficio, circa il 45%, viene scartata entro la fine della giornata. Ti viene da chiederti se qualcuna di quelle pagine avesse davvero bisogno di essere stampata. Una rapida matematica mentale può sommare quei costi inutili di carta, inchiostro e toner, per non parlare dell’eccessiva usura della stampante stessa.

I rifiuti non sono solo pesanti per i tuoi profitti. È anche devastante per l’ambiente. Anche se quelle pagine cestinate alla fine arrivano al cestino del riciclaggio, spesso sono ancora destinate a una discarica.

Per fortuna, ci sono molti modi per mantenere, e persino superare, la produttività attuale riducendo significativamente lo spreco di carta. Tecnologie per ufficio innovative come l’automazione dei documenti o programmi come PaperCut sono strumenti facilmente implementabili che possono fare un’enorme differenza velocemente!

5. Un documento cartaceo costa 20 €

Attesa. Come può un singolo pezzo di carta da ufficio costare 20 €?!

Immagina un pezzo di carta stampato e destinato a vivere in un archivio. Durante tutto il suo ciclo di vita, richiederà spazio, cartelle, punti metallici, timbri e spazio di archiviazione. Ci sono anche costi di manodopera necessari per trovare, organizzare e ordinare ogni pagina mentre viene archiviata.

Sicuro. La maggior parte di questi costi sono minimi, ma nel tempo si sommano. I costi aumentano davvero quando inizi a contabilizzare ogni pagina all’interno dei tuoi sistemi di archiviazione.

È qui che strategie come l’automazione dei documenti o la digitalizzazione possono fare un’incredibile differenza. Una volta digitalizzati, i documenti possono essere contrassegnati, passati, archiviati e cercati tutti con un semplice clic e senza consumare risorse ingenti.

Suggerimento bonus: ottenere un sistema di ripristino di emergenza e pianificare i tuoi documenti cartacei? L’azienda media di piccole e medie dimensioni fallirebbe entro tre anni se i suoi file pieni di dati venissero distrutti o hackerati.

6. Stampi 10.000 pagine all’anno!

Pensi che i nostri uffici moderni utilizzino meno carta che mai? Pensane un’altra. Nonostante il mondo si senta ogni giorno più digitale, le aziende fanno più che mai affidamento su documenti cartacei.

Attualmente, il dipendente medio utilizza circa 10.000 pagine all’anno e quel numero è destinato ad aumentare. Nel 2022, Statista prevede che l’uso della carta aumenterà dell’1,2% .

7. L’1–3% delle entrate va alle stampanti

È un numero che sconvolge la maggior parte dei team IT, ma è vero! In media, circa l’1–3% delle entrate medie di un’azienda viene speso per la stampa . Questo rende la stampa la terza spesa più grande al di fuori di affitto e buste paga.

Tuttavia, c’è un lato positivo in questa statistica. A differenza dell’affitto, delle buste paga o di altre aree in cui tagliare il budget può comportare gravi conseguenze, con la stampa è relativamente facile iniziare a risparmiare denaro con le giuste strategie e risorse.

8. Riduzioni di stampa gestite di circa il 20–30%

Sulla base di una media nazionale, l’organizzazione tipica può aspettarsi di risparmiare dal 20 al 30% circa sui costi complessivi, come hardware, software e materiali di consumo, associati alla spesa per la stampa collaborando con un servizio di stampa gestito.

Dal momento che questa percentuale include solo il forte risparmio sui costi, aspettati ancora più vantaggi legati a costi più difficili da quantificare come maggiore produttività, qualità di stampa, maggiore operatività del dispositivo e maggiore sicurezza.

Pronto a semplificare l’ambiente della stampante dell’ufficio, ridurre la carta e risparmiare denaro? Ci piacerebbe aiutare!

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