L’acquisto o il noleggio di una nuova fotocopiatrice è raramente percepito come un progetto entusiasmante da coloro a cui è affidata questa missione. Spesso considerata come una semplice comodità, la fotocopiatrice deve costare il meno possibile. Questo è almeno l’obiettivo che osserviamo più frequentemente. La metrica del costo per copia è ampiamente utilizzata dagli acquirenti perché è semplice da comprendere e consente confronti rapidi tra le quotazioni dei fornitori. Tuttavia, se è vero che alcuni fornitori si distinguono per costi molto competitivi, i nostri 30 anni di esperienza in questo settore ci hanno permesso di osservare che raramente è il costo di acquisto a determinare la migliore scelta di attrezzature per un’azienda.

Abbiamo chiesto al nostro team di vendita quali domande i clienti dimenticano troppo spesso di porre prima di scegliere il fornitore della fotocopiatrice. Più difficili da identificare rispetto alle FAQ (domande frequenti ), i SAQ ( domande che dovresti fare ), ci sembrano ancora più rilevanti per guidare un acquisto che influisca sulla vita quotidiana di tutti i dipendenti della tua organizzazione. Ecco un elenco da conservare per la tua prossima richiesta di offerta.

1 – Quale percentuale della tua attività è correlata al settore delle apparecchiature di stampa?

Poiché il settore delle fotocopiatrici è entrato in una fase di declino, sempre più fornitori stanno diversificando le proprie attività e offrendo altri prodotti (es. mobili e forniture per ufficio). La dimensione aziendale può quindi essere un indicatore fuorviante. È meglio convalidare il numero di dipendenti che il fornitore dedica alla stampa di prodotti e servizi o la percentuale di ricavi che deriva da questo settore di attività. Più importante è il tuo fornitore di apparecchiature di stampa nel settore, maggiore è il potere d’acquisto che ha con i produttori, il che significa che sono in grado di negoziare prezzi migliori per i loro clienti. Un importante rivenditore trae vantaggio dalla forza e dalla flessibilità che può offrire ai propri clienti,

2 – I tuoi tecnici hanno facile accesso ai pezzi di ricambio?

La fotocopiatrice è probabilmente il tipo di attrezzatura che si guasta più spesso in un ufficio. Questo è il motivo per cui la qualità del servizio del tuo fornitore deve svolgere un ruolo importante nella tua decisione di acquisto. Il modo in cui i fornitori forniscono i componenti ai propri tecnici è un ottimo indicatore perché ha un impatto diretto sull’efficienza della loro manutenzione. I tecnici hanno accesso ai depositi di ricambi e mantengono l’inventario nel loro veicolo? Il processo di approvvigionamento tiene conto del numero di marchi e modelli che il fornitore distribuisce? Chiedigli come gestisce la sua sfida di accedere alle parti di ricambio di fronte alla moltitudine di modelli e generazioni offerti oggi sul mercato. La sua risposta ti darà una buona idea della solidità del suo processo. L’ultima cosa che vuoi quando la tua attrezzatura si guasta è dover aspettare che il tecnico effettui un ordine, riceva la parte e torni nei tuoi uffici per completare la riparazione. Un magazzino ricambi accessibile è la garanzia di un servizio ottimale.

3 – Come garantite una formazione di qualità ai vostri tecnici?

La quantità di tecnici in viaggio di cui dispone il vostro fornitore è sicuramente un fattore di valutazione importante. Ma un gran numero di tecnici non significa che siano competenti. Al di là della quantità, c’è la qualità delle risorse. I tecnici delle apparecchiature di stampa che rispondono alle chiamate di servizio non sono più solo riparatori. La tecnologia incorporata nelle fotocopiatrici di oggi è sempre più complessa; i tecnici ora hanno competenze informatiche e devono aggiornare costantemente le proprie conoscenze. Assicurati che il tuo fornitore controlli le competenze dei suoi tecnici. Dopotutto, la continuità delle tue operazioni dipenderà in parte da questi esperti.

4 – Come monitorerai le prestazioni del nostro dispositivo e quali strumenti hai per determinare i nostri rapporti di efficienza?

Un fornitore che promette un tempo di attività medio del 97% sulle tue apparecchiature è impressionante. Ma questo fornitore non è credibile se non può provare questa affermazione attraverso uno strumento di raccolta dati intelligente. La richiesta di statistiche di manutenzione invidiabili richiede la tecnologia per misurare le prestazioni. Se il tuo fornitore ti parla in termini di rapporti, chiedi di vedere i rapporti degli strumenti che utilizzeranno per monitorare le tue prestazioni.

5 – Sono stati esclusi dal prezzo proposto alcuni costi inevitabili?

Alcuni fornitori escludono dalla loro proposta i costi che i loro clienti dovranno pagare dopo la firma del contratto. Ad esempio, le tariffe di consegna delle cartucce e le tariffe di gestione del parco macchine hanno un impatto significativo sul costo per copia. Essendo a volte esclusi dal calcolo utilizzato al momento della quotazione, il costo proposto può essere fuorviante e la vostra analisi delle offerte ricevute sarà viziata da una base comparativa inadeguata. Nel settore delle fotocopiatrici, i costi tendono ad essere simili da fornitore a fornitore; se noti una discrepanza significativa con un fornitore, assicurati che la sua proposta includa tutti i costi previsti.

6 – Hai referenze di clienti?

Il modo migliore per misurare la qualità del servizio di un fornitore è parlare con i suoi attuali clienti. Ma devi comunque porre le domande giuste. Cerca di identificare l’esperienza di servizio dei clienti del provider. Per fare ciò, assicurati di parlare con le persone giuste, quelle che gestiscono le chiamate di servizio. Basa la tua valutazione su fatti ed esempi più che su opinioni soggettive. Ad esempio, chiedi quali sono i passaggi e le tempistiche tipiche quando richiedi servizi al fornitore.

I professionisti responsabili dell’acquisto o del noleggio di fotocopiatrici vengono spesso giudicati in base agli importi che riescono a risparmiare per la propria organizzazione. Ma i risparmi non si esauriscono con il costo per copia o con il costo mensile del noleggio dell’attrezzatura. Risparmi molto maggiori sono nascosti dal lato della qualità del servizio del loro fornitore. I costi causati dalla perdita di produttività legata a un dispositivo rotto sono molto più significativi dei cento dollari risparmiati dopo una robusta negoziazione dei costi di acquisto o locazione. Meno tempo la tua attrezzatura è inattiva, più produttivi saranno i tuoi dipendenti.